Công chứng là quy trình quan trọng để xác thực tính chính xác và hợp pháp của các bản sao văn bản, giấy tờ dựa trên bản gốc. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều người cần công chứng mà không có bản gốc giấy tờ, tài liệu. Vậy, công chứng có cần bản gốc không, các loại văn bản có thể công chứng không cần bản gốc là gì, quy trình công chứng như thế nào. Hãy cùng Dịch Thuật 24h tìm lời giải qua những thông tin thú vị bên dưới nhé!
Tìm hiểu về công chứng
Theo khoản 1, Điều 2, Luật Công chứng năm 2014, Công chứng được hiểu là việc công chứng viên xác nhận tính chính xác và hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch bằng văn bản. Trước khi được công chứng, các giấy tờ và tài liệu cần đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và không vi phạm đạo đức xã hội, đặc biệt là khi công chứng bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định pháp luật phải công chứng. Ngoài ra, các cá nhân, tổ chức cũng có thể yêu cầu công chứng khi có nhu cầu khác.
Công chứng sẽ chứng nhận tính chính xác của hợp đồng và các giấy tờ gốc trong các lĩnh vực dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác.
Công chứng không cần bản gốc là gì?
Công chứng không cần bản gốc (Tên tiếng Anh là Notarized not original) là quá trình công chứng văn bản mà không yêu cầu sử dụng bản gốc của giấy tờ, tài liệu hoặc hợp đồng. Thay vì sử dụng bản gốc, người tham gia công chứng có thể sử dụng bản sao, bản photo hoặc bản chụp hình để tiến hành quy trình công chứng.
Quá trình này đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của văn bản mà không cần sử dụng bản gốc, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho các bên liên quan. Tuy nhiên, quá trình công chứng không cần bản gốc chỉ áp dụng trong những trường hợp được quy định và có sự đồng ý của các bên liên quan theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Những trường hợp có thể công chứng không cần bản gốc:
Người cần công chứng giấy tờ, tài liệu có thể áp dụng hình thức công chứng không cần bản gốc để nhận được bản sao công chứng ngay mà không cần bản chính (Phải bổ sung giấy tờ gốc sau) trong những trường hợp cấp bách sau:
- Mất giấy tờ: Khi người cần công chứng mất bản gốc giấy tờ quan trọng như chứng minh nhân dân, hộ chiếu, giấy kết hôn, giấy tờ tài sản,… công chứng không cần bản gốc có thể được áp dụng để cung cấp bản sao chứng thực của giấy tờ mất để sử dụng trong các giao dịch và thủ tục pháp lý.
- Hồ sơ điện tử: Trong một số trường hợp, khi có hồ sơ điện tử được chứng thực và có chứng thực số từ cơ quan chức năng hoặc tổ chức chứng thực, công chứng không cần bản gốc có thể được sử dụng để chứng thực tính xác thực và hiệu lực của hồ sơ điện tử.
- Tài liệu đã bị hư hỏng hoặc cũ kỹ: Khi tài liệu gốc đã bị hư hỏng, rách, hoặc có tuổi thọ không còn lâu, công chứng không cần bản gốc có thể áp dụng để chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của bản sao hoặc bản scan của tài liệu.
- Cần công chứng gấp: Trong một số tình huống khẩn cấp hoặc khi cần sử dụng hồ sơ ngay lập tức, công chứng không cần bản gốc có thể được sử dụng để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các bản sao hoặc bản scan.
Lưu ý: Việc công chứng không cần bản gốc thường được sử dụng như một giải pháp tạm thời khi không thể có bản gốc trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, yêu cầu đối chiếu với bản gốc là bắt buộc để đảm bảo tính chính xác và xác thực của tài liệu. Điều này đảm bảo rằng các bản sao, bản chụp hoặc bản scan được công chứng sẽ khớp chính xác với bản gốc và có giá trị pháp lý.
Các loại giấy tờ, hợp đồng có thể công chứng không cần bản gốc
Công chứng không cần bản gốc có thể áp dụng cho nhiều loại giấy tờ và hợp đồng khác nhau. Dưới đây là một số loại giấy tờ và hợp đồng phổ biến mà có thể được công chứng không cần bản gốc:
- Giấy tờ tùy thân: Các giấy tờ tùy thân như căn cước công dân, chứng minh nhân dân, bằng tốt nghiệp, bằng lái xe, hồ sơ xin việc,… có thể được chứng thực mà không cần mang theo bản gốc.
- Hồ sơ và giấy tờ của các công ty, doanh nghiệp, tổ chức: Các hồ sơ thầu, giấy phép kinh doanh, báo cáo tài chính và các giấy tờ khác liên quan đến hoạt động của các công ty, doanh nghiệp, tổ chức.
- Hợp đồng: Các loại hợp đồng như hợp đồng mua bán, chuyển nhượng và các hợp đồng khác giữa cá nhân với nhau, giữa cá nhân với tổ chức hoặc giữa các tổ chức với nhau có thể được chứng thực mà không cần mang theo bản gốc.
- Giấy chứng nhận về chất lượng và nguồn gốc xuất xứ: Đối với các công ty và doanh nghiệp trong ngành thực phẩm, việc chứng thực các giấy chứng nhận về chất lượng hoặc nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm có thể được thực hiện.
- Các giấy tờ, tài liệu nước ngoài: Trong trường hợp cần sử dụng kết quả điều tra, nghiên cứu hoặc các tài liệu khác từ nước ngoài trong hoạt động kinh doanh hoặc sản xuất, công chứng không cần bản gốc có thể được áp dụng.
Quy định pháp luật về quy trình công chứng
Theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng năm 2014, để công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn, hồ sơ yêu cầu công chứng phải được lập thành một bộ gồm các giấy tờ sau đây:
- Phiếu yêu cầu công chứng: Đây là một phiếu ghi thông tin về người yêu cầu công chứng như họ tên, địa chỉ, nội dung cần công chứng và danh mục giấy tờ gửi kèm. Phiếu cũng cần ghi rõ tên tổ chức công chứng và họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, cùng thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
- Dự thảo hợp đồng, giao dịch: Đây là bản dự thảo đã được soạn thảo sẵn của hợp đồng, giao dịch mà bạn muốn công chứng.
- Bản sao giấy tờ tùy thân: Bao gồm căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người yêu cầu công chứng.
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế: Bảo sao theo pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng. Điều này áp dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó.
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan: Đây là bản sao của các giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Lưu ý: Các bản sao được yêu cầu theo quy định trên là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ và chính xác như bản chính và không cần chứng thực.
Như vậy, theo khoản 2 Điều 40 của Luật công chứng năm 2014 thì việc công chứng có thể thực hiện bằng bản chụp của các bản sao tài liệu (không cần bản gốc) miễn là bản chụp đảm bảo nội dung đầy đủ, chính xác và hợp pháp theo quy định. Việc công chứng bằng bản chụp được nhà nước công nhận và không cần thực hiện chứng thực trước đó cho bản sao.
Tuy nhiên, việc thực hiện công chứng qua bản chụp tùy thuộc vào khả năng và dịch vụ cung cấp của từng văn phòng công chứng. Một số văn phòng công chứng có thể cung cấp dịch vụ công chứng đối với bản chụp.
Quy trình công chứng giấy tờ không cần bản gốc
Việc thực hiện xin giấy chứng thực giấy tờ, tài liệu qua ảnh chụp chính là hình thức công chứng không cần bản gốc. Khi đó, việc xác thực nội dung, hình thức của văn bản, giấy tờ sẽ được công chứng viên kiểm tra nghiêm ngặt để đảm bảo ảnh chụp, bản scan là thật.
Để tiến hành công chứng thông qua ảnh chụp, bạn có thể tìm kiếm các văn phòng công chứng hoặc dịch vụ công chứng có cung cấp dịch vụ này. Qua đó, bạn có thể tiếp cận với hoạt động công chứng thông qua làm việc trực tiếp tại văn phòng hoặc thông qua trao đổi thông tin và phương tiện điện tử.
Để việc sao y công chứng không cần bản gốc được diễn ra nhanh gọn và đúng pháp luật thì bạn có thể theo dõi và thực hiện theo 2 bước sau:
- Bước 1: Cung cấp các ảnh chụp rõ ràng về đối tượng công chứng. Bạn cần chụp ảnh, scan hoặc sao y các giấy tờ, hợp đồng hoàn chỉnh và gửi đến văn phòng công chứng thông qua phương tiện liên lạc được cung cấp. Quá trình trao đổi thông tin và thực hiện công chứng có thể được tiến hành theo hình thức thuận tiện nhất cho tất cả các bên liên quan.
- Sau khi nhận được ảnh chụp, công chứng viên sẽ kiểm tra, phân tích, so sánh cũng như đánh giá dựa theo các quy định của pháp luật hiện hành. Nếu tài liệu khớp với các điều kiện giấy tờ gốc, công chứng viên sẽ tiến hành công chứng.
- Bước 2: Văn phòng công chứng sẽ chụp ảnh giấy tờ, tài liệu đã được công chứng để lưu trữ hồ sơ và gửi ảnh chụp cho khách hàng. Khách hàng sẽ kiểm tra và đối chiếu với bản gốc. Nếu tất cả đúng và khớp, tài liệu công chứng sẽ được gửi về địa chỉ mà khách hàng cung cấp, đảm bảo tính chân thực của quá trình kiểm tra tài liệu.
Công chứng giấy tờ không cần bản gốc ở đâu?
Theo quy định của Luật Công chứng hiện nay, người dân có thể thực hiện sao y, chứng thực bản sao tại các tổ chức hành nghề công chứng. Những tổ chức được phép xác thực bản sao giấy tờ, tài liệu, hợp đồng từ bản gốc bao gồm:
- Văn phòng công chứng không cần bản gốc: Đây là đơn vị công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Các văn phòng công chứng tại địa phương của bạn có thể cung cấp dịch vụ công chứng không cần bản gốc. Cán bộ có thẩm quyền sẽ xem xét và công chứng các bản sao, bản chụp hoặc bản scan của giấy tờ theo quy định pháp luật.
- Phòng tư pháp: Phòng tư pháp có thể hỗ trợ công chứng không cần bản gốc trong những trường hợp đặc biệt, nhưng phải bổ sung bản gốc sau. Đây là nơi tập trung nhiều chuyên gia công chứng và các tiện ích công nghệ để hỗ trợ công chứng giấy tờ, tài liệu.
- Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ công chứng trực tuyến: Một số công ty hoặc doanh nghiệp cung cấp dịch vụ công chứng trực tuyến cho phép bạn gửi các bản sao, bản chụp hoặc bản scan của giấy tờ qua email hoặc các hình thức truyền tải tài liệu khác. Họ sẽ tiến hành công chứng và gửi lại cho bạn các bản sao công chứng hợp lệ.
Lưu ý khi công chứng giấy tờ, văn bản không cần bản gốc
Khi đi công chứng không cần bản gốc, các bạn cần lưu ý một số điều như sau:
– Tìm hiểu trước các quy định pháp luật liên quan đến công chứng không cần bản gốc như quy trình, thủ tục, yêu cầu,… để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của giấy tờ cần công chứng.
– Phải bổ sung giấy tờ gốc khi có yêu cầu đối chiếu từ cơ quan có thẩm quyền.
– Các bản chụp, bản scan phải chứa đủ và rõ ràng thông tin cần thiết, không được tẩy xóa, chỉnh sửa sai lệch. Nếu người đi công chứng cố ý làm sai lệch thông tin thì sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về hành vi này.
– Khi sao y bản chính, người muốn công chứng phải trình bản gốc cho công chứng viên để đối chiếu.
– Phải đảm bảo bản gốc của tài liệu và bản dịch cần công chứng có nội dung, ý nghĩa giống nhau.
Dịch vụ công chứng không cần bản gốc tại Dịch Thuật 24h
Một trong những đơn vị uy tín hàng đầu, thường xuyên cập nhật, hỗ trợ khách hàng dịch thuật, công chứng giấy tờ, tài liệu mà bạn nên cân nhắc chính là Dịch Thuật 24h.
Đây là doanh nghiệp đã có gần 20 năm hoạt động và khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực dịch thuật công chứng. Dịch vụ dịch thuật, công chứng không cần bản gốc tại Dịch Thuật 24h sẽ mang đến cho quý đối tác, quý khách hàng nhiều ưu điểm vượt trội như:
– Thủ tục nhanh chóng và chính xác, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí.
– Giá dịch công chứng hợp lý, minh bạch, có nhiều ưu đãi cho khách hàng.
– Tuân thủ đúng pháp luật, bảo mật thông tin tuyệt đối.
– Đội ngũ chuyên gia dịch thuật giàu kinh nghiệm, thành thạo đa ngôn ngữ. Đảm bảo tính chính xác cho mọi giấy tờ cần dịch thuật, công chứng.
Dịch vụ dịch thuật và công chứng tại Dịch Thuật 24h sẽ mang đến sự tiện lợi, hiệu quả về chi phí, tuân thủ pháp luật và chuyên môn cao để đáp ứng nhu cầu công chứng của bạn.
Dịch thuật 24h mong rằng bài viết trên sẽ giúp bạn giải đáp hết thắc mắc xoay quanh câu hỏi “Công chứng không cần bản gốc có được không”. Qua đó, việc công chứng không cần bản gốc sẽ giúp giảm bớt bất tiện trong quá trình xử lý giấy tờ, tăng thêm hình thức công chứng cho người dân. Chúc các bạn hiểu rõ hình thức này và áp dụng tốt khi có nhu cầu!
