Bắt nhịp xu thế hội nhập toàn cầu, hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh cũng đang trở thành giấy tờ quan trọng để làm các thủ tục, hồ sơ liên quan đến nước ngoài. Để hợp pháp hóa giấy tờ nhanh chóng, dễ dàng bạn cần nắm rõ quy định, hướng dẫn cũng như các giấy tờ cần thiết để chuẩn bị. Dịch thuật 24h sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích này trong bài viết dưới đây nhé!
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh là gì?
Theo khoản 2 điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, “hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh” có thể được hiểu là việc bộ phận cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam sẽ xem xét chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu ở nước ngoài để giấy tờ này được công nhận rằng hợp lệ và có quyền sử dụng tại Việt Nam. Lưu ý rằng, cơ quan ở Việt Nam chỉ được quyền phê duyệt khi giấy khai sinh đó đã được cán bộ có thẩm quyền của nước họ chứng nhận lãnh sự.
Về nguyên tắc, việc chứng nhận hợp thức hóa giấy khai sinh chỉ chứng thực chữ ký, con dấu, chức danh, không bao hàm việc chứng thực cả hình thức và nội dung của tài liệu cần hợp pháp hóa.
Phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh trong những trường hợp nào?
Theo quy định, hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh chính là yêu cầu bắt buộc phải có khi thực hiện một số thủ tục hành chính có liên quan đến các yếu tố nước ngoài.
Những loại hồ sơ yêu cầu phải có tờ khai hợp thức hóa lãnh sự giấy khai sinh như:
- Hồ sơ du học, hồ sơ định cư ở nước ngoài
- Kết hôn với người nước ngoài
- Người nước ngoài muốn đăng ký hộ tịch để sinh sống tại Việt Nam
- Người nước ngoài có nhu cầu nhận con nuôi ở Việt Nam
Quy định hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh
Thế giới mở cửa cũng đồng nghĩa với việc nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự ngày càng tăng cao. Điều này dẫn đến việc chờ đợi cũng mất khá nhiều thời gian. Do vậy, bạn nên nắm rõ các trường hợp được luật pháp miễn hợp thức hóa để tránh lãng phí thời gian quý báu.
Một số trường hợp cụ thể như sau:
- Được miễn theo điều ước quốc tế, trong đó Việt Nam và các nước liên quan đều tuân theo nguyên tắc có đi có lại
- Giấy khai sinh được trao đổi trực tiếp hoặc bằng hình thức ngoại giao giữa các cơ quan chức năng có thẩm quyền.
- Giấy khai sinh được miễn trong một số hồ sơ theo luật pháp Việt Nam.
- Khi đại diện cơ quan tiếp nhận giấy tờ ở Việt Nam hoặc nước ngoài không bắt buộc
Trong đó, hiện tại đã có khoảng 30 nước trên thế giới đang ký kết hiệp định miễn hợp pháp hóa lãnh sự, trong đó có miễn hợp pháp hóa giấy khai sinh. Danh sách các nước được miễn hợp pháp hóa giấy khai sinh bao gồm:
- Afghanistan
- Cộng hòa Ba Lan (Poland)
- Algeria
- Cộng hòa Bê-la-rút (Belarus)
- Cộng hòa Bun-ga-ri (Bulgaria)
- Cộng hòa Ca-dắc-xtan (Kazakhstan)
- Vương quốc Campuchia (Cambodia)
- Triều Tiên (North Korea)
- Vương quốc Đan Mạch (Denmark)
- Cộng hòa Cu-ba (Cuba)
- Cộng hòa Hung-ga-ri (Hungary)
- Trung Quốc (Đài Loan) (Taiwan)
- CHDCND Lào (Laos)
- Vương quốc Hà Lan (Netherlands)
- Cộng hòa Séc (Czech)
- Trung Quốc – China
- Liên bang Thụy Sĩ (Switzerland)
- Cộng hòa Pháp (France)
- Cộng hòa Xlô-va-ki-a (Slovakia)
- U-crai-na (Ukraine)
- Liên Bang Nga (Russia)
- Cộng hòa I-rắc (Iraq)
- Cộng hòa Ý (Italy)
- Vương quốc Tây Ban Nha (Spain)
- Cộng hòa In-đô-nê-xi-a (Indonesia)
- Mông Cổ (Mongolia)
- Úc (Australia)
- Ru-ma-ni (Romania)
- Ni-ca-ra-goa (Nicaragua)
- Nhật Bản (Japan)
Hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh
Tùy theo đương sự đến hợp pháp hóa mà giấy tờ cần chuẩn sẽ khác nhau. Trong đó, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh của 2 trường hợp đương sự Việt Nam và đương sự người nước ngoài cụ thể như sau:
Đương sự là người Việt Nam
Trong trường hợp đương sự là người Việt Nam, hiện tại đang sinh sống và làm việc tại đây. Muốn hợp thức hóa giấy khai sinh thì phải dựa trên các bước sau:
- Bước 1: Mang giấy khai sinh đi dịch thuật sang ngôn ngữ muốn sử dụng, sau đó công chứng giấy tờ này.
- Bước 2: Khai thông tin trên tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự.
- Bước 3: Photo bản dịch giấy khai sinh + chứng minh nhân dân người nộp.
- Bước 4: Đem đến Cục Lãnh Sự – Bộ Ngoại Giao Việt Nam để được chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh đó.
- Bước 5: Nhận kết quả chứng nhận lãnh sự. Sau đó đem giấy khai sinh đó đến Đại Sứ Quán để được hỗ trợ hợp pháp hóa, xuất trình.
Đương sự là người nước ngoài
Đối với đương sự là người nước ngoài thì giấy tờ cũng tương tự, chỉ khác nơi nộp giấy tờ và nơi chứng nhận. Cụ thể các bước như sau:
- Bước 1: Mang giấy khai sinh đi dịch thuật sang tiếng Việt. Sau đó đi công chứng giấy tờ này.
- Bước 2: Khai thông tin trên tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự.
- Bước 3: Photo bản dịch giấy khai sinh + chứng minh nhân dân người nộp.
- Bước 4: Đem đến cơ quan thực hiện công tác lãnh sự của quốc gia đó để được chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh đó.
- Bước 5: Nhận kết quả chứng nhận lãnh sự. Sau đó đem giấy khai sinh đó đến Đại Sứ Quán Việt Nam tại quốc gia đó để được hỗ trợ hợp pháp hóa, xuất trình.
Lưu ý cần nắm khi hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh
- Giấy khai sinh phải là bản chính hoặc bản sao. Nên kiểm tra chữ ký con dấu để xác thực xem người ký và con dấu đã được đăng ký trên cổng hệ thống thông tin quốc gia hay chưa. Nếu chưa thì thời gian xác minh sẽ kéo dài.
- Giấy khai sinh phải còn sạch sẽ, chữ rõ ràng, dễ nhìn, không bị bẩn, nhàu nát. Nên chú ý kiểm tra dấu giáp lai xem thử có liền mực với bản dịch hay không.
- Tùy thuộc vào nhu cầu hồ sơ cần xin gì, tùy vào yêu cầu của cơ quan đại diện ngoại giao mà xem xét nên xin ở đâu. Bởi có quốc gia thì hỗ trợ chứng thực, có quốc gia không hỗ trợ mà yêu cầu bắt buộc phải xin hợp pháp hóa ngay tại nước sở tại.
Một số câu hỏi thường gặp
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh bao gồm những giấy tờ gì?
Với hồ sơ pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh cá nhân, những giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:
- Tờ phiếu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự;
- Giấy khai sinh bản chính hoặc bản sao đã được công chứng, tài liệu đề nghị chứng thực hợp pháp hóa lãnh sự, bổ sung thêm bản dịch công chứng (nếu có);
- Một (01) bản chụp đầy đủ và rõ nét các giấy tờ, tài liệu trên;
- Một (01) bản chụp đầy đủ và rõ nét chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc những loại giấy tờ có giá trị thay thế khác của đương sự (Yêu cầu xuất trình bản gốc để cơ quan thẩm quyền đối chiếu).
Cơ quan chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh ở đâu?
- Cục Lãnh sự Ngoại Giao Hà Nội (Địa chỉ: 40 Trần Phú, quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội).
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Địa chỉ: 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh).
- Cơ quan ngoại vụ địa phương: Các Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
- Đại sứ quán, tổng đại sứ quán của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh tại nước ngoài.
Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh là bao nhiêu?
Mức giá mà người đăng ký phải nộp cho cơ quan chức năng để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh khoảng 30.000 đồng/ lần, phí cấp bản sao các loại giấy tờ là 5.000 đồng/ lần (Theo thông tư 157/2016/TT-BTC). Đây là chi phí bắt buộc phải nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền để tiến hành chứng thực hồ sơ.
Trong trường hợp muốn sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh từ các đơn vị khác để tiết kiệm thời gian, công sức thì chi phí sẽ phát sinh thêm một khoản nhỏ. Chi phí này sẽ phụ thuộc vào các đơn vị cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự.
Bạn có thể tham khảo dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh tại Dịch Thuật 24h với gần 20 năm kinh nghiệm. Dịch Thuật 24h đã hợp pháp hóa hàng nghìn hồ sơ thành công, xử lý chuẩn xác và nhanh chóng, giúp quý khách hàng tối ưu hiệu quả khi thực hiện các thủ tục hành chính.
Tại Dịch vụ 24h, mức giá pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh chỉ 350.000 đồng/tem. Hợp pháp hóa lãnh sự tại đây, quý khách hàng sẽ được trải nghiệm dịch vụ tốt nhất với:
- Thời gian hoàn thành hồ sơ hợp pháp hóa nhanh chóng
- Đảm bảo bảo mật thông tin tuyệt đối
- Tư vấn miễn phí, tận tâm, tối ưu hóa nhu cầu khách hàng
- Không phát sinh thêm chi phí khác
- Dịch vụ hợp pháp hóa đa dạng, chuyên nghiệp
Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh mất bao lâu?
Theo dõi hạn xử lý hồ sơ sẽ giúp người đăng ký kiểm soát được các kế hoạch cần phải có giấy hợp thức hóa khai sinh. Vì vậy, vấn đề thời gian luôn là một điều làm nhiều người thắc mắc khi đăng ký hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh.
Theo quy định, thời hạn giải quyết hồ sơ là 01 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Trong trường hợp hồ sơ có từ 10 loại giấy tờ, tài liệu trở nên thì thời hạn xử lý có thể kéo dài thêm nhưng đảm bảo không vượt quá 05 ngày làm việc.
Sau thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, các cơ quan thẩm quyền phải có trách nhiệm phản hồi kết quả bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được câu trả lời, Bộ Ngoại giao sẽ nhanh chóng giải quyết và thông báo kết quả cho đương sự. Sau đó sẽ gửi kết quả trực tiếp tại cơ quan hoặc trả về đường bưu điện cho người đề nghị.
Trên đây là tổng hợp những thông tin về chuyên đề “Hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh chi tiết nhất”. Mong rằng, bài viết sẽ giải đáp hết thắc mắc cho các bạn đang có nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh.
