Nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng các giấy tờ, tài liệu hợp pháp của các cá nhân, tổ chức tại Việt Nam ngày càng tăng. Để tiết kiệm thời gian chờ đợi, hình thức hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện đang dần trở thành một lựa chọn phổ biến và thuận tiện. Cùng Dịch Thuật 24h theo dõi bài viết bên dưới để hiểu rõ hơn về lợi ích, chi phí cũng như quy trình hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện nhé!
Hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện là gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ở Khoản 2 Điều 2 được hiểu là việc chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Mục đích của việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài là đảm bảo rằng giấy tờ và tài liệu nước ngoài được công nhận và có quyền sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Theo đó, việc hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện sẽ có quy định, quy trình theo chuẩn hợp pháp hóa lãnh sự của pháp luật. Thông qua hình thức hợp pháp hóa lãnh sự này thì con dấu, giấy tờ cùng tài liệu sẽ được gửi đến các cơ quan có thẩm quyền xét duyệt hồ sơ bằng dịch vụ vận chuyển hàng hóa, giấy tờ tại bưu điện. Các bưu điện sẽ đảm bảo vận chuyển giấy tờ an toàn, đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi để cá nhân, tổ chức, cơ quan có nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự nhanh chóng, hiệu quả.
Tại sao cần hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện?
Hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện tại Việt Nam đang có sự phát triển tích cực trong những năm gần đây. Hình thức này đang được nhiều cá nhân, tổ chức áp dụng thay cho việc đến nộp trực tiếp tại cơ quan với những lợi ích đáng kể như:
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện giúp giảm thiểu thời gian và công sức trong quá trình gửi và nhận tài liệu lãnh sự. Thay vì phải di chuyển đến đại sứ quán hoặc lãnh sự quán, các cá nhân và tổ chức có thể gửi và nhận các giấy tờ thông qua dịch vụ vận chuyển của bưu điện một cách thuận tiện và nhanh chóng.
- Đảm bảo quyền lợi, bảo mật thông tin: Hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện đảm bảo không bị lộ thông tin ra ngoài, bảo mật tuyệt đối cho người gửi. Các bưu điện sẽ tuân thủ quy định, áp dụng các biện pháp an ninh và kiểm soát hàng hóa để đảm bảo tài liệu không hư hỏng, mất cắp hoặc bị lộ trong quá trình vận chuyển.
- Xúc tiến sự phát triển của ngành bưu chính: Hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện góp phần thúc đẩy sự phát triển của ngành bưu chính. Thu nhập ngành tăng đẩy mạnh sự phát triển kỹ thuật, công nghệ và nâng cao chất lượng dịch vụ cho người dân.
Chính phủ và các cơ quan liên quan đang phối hợp để đảm bảo quy trình hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện diễn ra hiệu quả và đáp ứng tốt nhu cầu của các cá nhân, tổ chức.
Các loại giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự
Để được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam, một số loại giấy tờ, tài liệu phải được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan thẩm quyền. Một số loại giấy tờ, tài liệu phổ biến bao gồm:
- Giấy tờ và tài liệu liên quan đến đăng ký hộ tịch: Người nước ngoài muốn đăng ký hộ tịch tại Việt Nam sẽ phải đi chứng nhận giấy hợp pháp hóa lãnh sự. Các giấy tờ phải chứng nhận bao gồm giấy đề nghị đăng ký hộ tịch, giấy tờ chứng minh quốc tịch và các giấy tờ khác liên quan.
- Giấy tờ, hồ sơ liên quan đến lý lịch tư pháp: Người nước ngoài sẽ phải đi hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ liên quan đến lý lịch tư pháp, bao gồm giấy tờ chứng minh không vi phạm pháp luật, không có tiền án, tiền sự và các thông tin liên quan đến an ninh quốc gia.
- Giấy tờ, tài liệu liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa: Bao gồm các loại tài liệu liên quan đến quá trình nhập khẩu nguyên liệu, hàng hóa từ thị trường nước ngoài vào Việt Nam, như hợp đồng mua bán, hóa đơn xuất khẩu, giấy tờ về xuất xứ hàng hóa và chứng nhận chất lượng sản phẩm.
- Giấy tờ, hồ sơ liên quan đến việc nhận con nuôi: Người nước ngoài muốn nhận con nuôi tại Việt Nam sẽ phải hợp pháp hóa lãnh sự các loại giấy tờ như giấy đề nghị nhận con nuôi, giấy tờ chứng minh đủ điều kiện pháp lý, giấy xác nhận về tình trạng hôn nhân và điều kiện kinh tế để nhận con nuôi.
- Giấy phép hoạt động hợp pháp: Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài muốn hoạt động, kinh doanh hợp pháp tại thị trường Việt Nam đều phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy phép hoạt động cùng các giấy tờ liên quan đến việc đăng ký kinh doanh và quy định về vốn đầu tư.
- Bằng cấp, chứng chỉ, tài liệu tại nước ngoài: Với các loại bằng cấp, chứng chỉ, tài liệu được cấp tại nước ngoài và muốn được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam thì đều phải hợp pháp hóa lãnh sự bằng cách xin chứng nhận từ cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền.
Yêu cầu của các giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự:
- Các giấy tờ, tài liệu này phải được cấp và có giá trị pháp lý tại quốc gia ban hành nó.
- Các giấy tờ này phải được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện tại nước ngoài.
- Giấy tờ mang đi hợp pháp hóa lãnh sự phải được giữ nguyên vẹn, không bị tẩy xóa hoặc chỉnh sửa. Nếu có chỉnh sửa sai sót, phải có hiệu đính bởi các cơ quan có thẩm quyền.
- Giấy tờ phải có các con dấu, chữ ký và chức danh của cơ quan cùng với người có thẩm quyền ở nước ngoài. Các con dấu và chữ ký này cần được giới thiệu trước cho cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam, chẳng hạn như Bộ Ngoại giao.
- Các giấy tờ, hồ sơ cần tuân thủ các quy định pháp luật của Việt Nam liên quan đến hợp pháp hóa lãnh sự và sử dụng hợp pháp giấy tờ nước ngoài.
Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện
Quá trình hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện thường tuân theo một trình tự và thủ tục nhất định. Dưới đây là các bước chính trong quá trình này:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ qua đường bưu điện
Chứng nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện gửi đến Bộ Ngoại Giao và Cơ quan đại diện bao gồm các giấy tờ sau:
- 01 tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
- 01 bản chụp giấy tờ tùy thân;
- Giấy tờ, tài liệu xin hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài (Nếu gửi đến Bộ Ngoại Giao);
- Giấy tờ và tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự phải được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm (Nếu gửi đến Cơ quan đại diện);
- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu không được lập bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh);
- 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại Giao, Cơ quan đại diện;
- Phong bì gửi hồ sơ phải ghi rõ địa chỉ người nhận theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.
Lưu ý: Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, bạn có thể đến các bưu cục gần nhà để được hướng dẫn và gửi hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự đến các cơ quan có thẩm quyền.
Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, xử lý hồ sơ
- Cán bộ sẽ tiếp nhận hồ sơ và yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản sao công chứng giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
- Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu với con dấu, chữ ký và chức danh đã được nước ngoài chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài.
- Trường hợp cơ quan thẩm quyền cần kiểm tra xác thực hoặc mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của nước ngoài chưa được chính thức thông báo thì Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sẽ yêu cầu cơ quan này xác minh.
Bước 3: Trả kết quả trực tiếp hoặc qua bưu điện
Khi tiếp nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sẽ thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trong thời gian từ 01 đến 05 ngày làm việc.
Sau khi hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, người đề nghị có thể đến cơ quan để nhận trực tiếp hoặc đăng ký trả kết quả qua đường bưu điện. Bưu kiện sẽ được vận chuyển và giao nhận đến địa chỉ mà người gửi đã ghi rõ khi nộp hồ sơ.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?
Theo Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, Điều 1 Thông tư số 01/2012/TT-BNG các cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ qua đường bưu điện bao gồm:
Cục Lãnh sự (Hà Nội)
- Địa chỉ: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội
- Hotline: 024 3799 3125
Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh
- Địa chỉ: Số 184 Bis Đường Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
- Hotline: 028 3822 4224
Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan được ủy quyền lãnh sự
Các cơ quan đủ thẩm quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài, hoặc có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự ở nước ngoài (Tra cứu thông tin cơ quan, địa chỉ, thời gian giao nhận hồ sơ tại lanhsuvietnam.gov.vn – Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự – Bộ Ngoại giao).
Chi phí thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự qua bưu điện
Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện gồm 2 loại:
- Cước phí bưu điện: Dịch vụ trọn gói gửi và nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự 2 chiều trên toàn quốc là 275.000 VNĐ/1 bưu phẩm áp dụng cho cá nhân, tổ chức (Giá này đã bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) nhưng không bao gồm phí và lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự).
- Phí hợp pháp hóa lãnh sự: Đây là mức phí do cơ quan có thẩm quyền thu. Phí cấp giấy hợp pháp hóa lãnh sự là 30.000 VNĐ/bản/lần. Ngoài ra, còn có phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu là 5.000 VNĐ/bản/lần.
Thời gian trả kết quả hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện
Theo quy định trong Khoản 5 và Khoản 6 của Điều 11, Khoản 4 của Điều 14 và Khoản 4 của Điều 15 của Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời gian hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện được quy định như sau:
- Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thời gian giải quyết là 1 ngày làm việc, tính từ ngày nhận đủ hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên, thời gian giải quyết có thể kéo dài nhưng không quá 5 ngày làm việc.
- Thời gian giải quyết cũng có thể tăng lên nếu cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
Tuy nhiên, thời gian cụ thể để hợp pháp hóa lãnh sự phụ thuộc vào số lượng và tính chất của hồ sơ, tài liệu. Nhưng thông thường, quá trình này không mất quá 1 tuần làm việc.
Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự uy tín, nhanh chóng tại Dịch thuật 24h
Trải qua gần 20 năm hoạt động và khẳng định vị thế trong lĩnh vực dịch thuật công chứng, Dịch Thuật 24h đã và đang là đơn vị nhận được sự tín nhiệm từ hàng ngàn khách hàng công chứng hồ sơ thành công. Dịch Thuật 24h hoạt động với kim chỉ nam “không ngừng nỗ lực, không ngừng đổi mới” để ngày càng hoàn thiện, mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất thị trường.
Các dịch vụ tại Dịch thuật 24h
- Dịch thuật, công chứng đa ngôn ngữ, đa lĩnh vực.
- Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, hỗ trợ làm các thủ tục liên quan đến lãnh sự nhanh chóng, hợp pháp.
- Dịch vụ sao y bản chính các loại hồ sơ, giấy tờ đảm bảo giá trị pháp lý.
- Dịch vụ chứng thực bản sao, đảm bảo tính xác thực và hợp pháp.
- Dịch vụ phiên dịch cabin, phiên dịch song song, phiên dịch nối tiếp và các dịch vụ phiên dịch khác để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Dịch Thuật 24h sẽ mang đến cho bạn trải nghiệm dịch vụ tốt nhất với chi phí tiết kiệm nhất. Chúng tôi luôn đảm bảo dịch vụ được thực hiện đúng thời hạn, đảm bảo hiệu quả và uy tín. Đội ngũ tư vấn viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, hỗ trợ khách hàng 24/7.
Trên đây là tổng hợp những thông tin xoay quanh chuyên đề Hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện mà Dịch Thuật 24h muốn gửi đến quý bạn đọc. Chúc các bạn nắm rõ được quy định, thực hiện đúng quy trình để hợp pháp hóa lãnh sự thành công và thuận lợi.
