Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục cần thiết đối với công dân khi sinh sống và làm việc tại nước ngoài. Trong thời đại của công nghệ thông tin, việc áp dụng hình thức hợp pháp hóa lãnh sự online đã giúp các thủ tục hợp pháp lãnh sự diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả. Trong bài viết này, hãy cùng Dịch thuật 24h tìm hiểu những thông tin cần thiết khi hợp pháp hóa lãnh sự online nhé.
Hợp pháp hóa lãnh sự online là gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục chứng nhận một tài liệu, văn bản từ nước ngoài có tính xác thực để có thể sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Người tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ cần điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online cũng như chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để nộp cho cơ quan thẩm quyền.
Sau đó, cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra tính xác thực của chữ ký và tư cách của người ký tài liệu đó, nếu đạt thì tài liệu này sẽ được công nhận và được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Những lợi ích của việc hợp pháp hóa lãnh sự online
Hợp pháp hóa lãnh sự online là quá trình áp dụng công nghệ thông tin để thực hiện các hoạt động lãnh sự. Đây kết quả của sự phát triển công nghệ và sự tăng cường sự kết nối toàn cầu thông qua Internet. Dưới đây là một số lợi ích của việc hợp pháp hóa lãnh sự online:
- Tiện lợi và tiết kiệm thời gian: hợp pháp hóa lãnh sự online cung cấp sự tiện lợi cho công dân khi thực hiện các thủ tục lãnh sự. Thay vì phải đến đại sứ quán hoặc lãnh sự quán một cách trực tiếp, công dân có thể thực hiện nhiều thủ tục trực tuyến từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào. Điều này tiết kiệm thời gian và công sức cho người dân.
- Tiếp cận rộng hơn: hợp pháp hóa lãnh sự online mở rộng phạm vi tiếp cận đến dịch vụ lãnh sự cho người dân. Các dịch vụ trực tuyến có thể cung cấp thông tin chi tiết về thủ tục lãnh sự, cung cấp biểu mẫu và hướng dẫn, và cho phép người dân gửi yêu cầu và tài liệu trực tuyến. Điều này đặc biệt hữu ích đối với những người dân sống ở xa đại sứ quán hoặc lãnh sự quán.
- Tăng tính minh bạch và hiệu quả: hợp pháp hóa lãnh sự online có thể tăng tính minh bạch và hiệu quả của quá trình lãnh sự. Việc sử dụng công nghệ giúp giảm thiểu các thủ tục giấy tờ và xử lý tài liệu bằng tay. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro về mất mát tài liệu và sai sót, đồng thời cải thiện quá trình xử lý và thời gian phản hồi.
- Tăng cường an ninh và quản lý rủi ro: hợp pháp hóa lãnh sự online cũng có thể cung cấp các biện pháp bảo mật và quản lý rủi ro tốt hơn. Các hệ thống trực tuyến có thể được thiết kế để bảo vệ thông tin nhạy cảm và ngăn chặn các hoạt động gian lận và gian lận. Điều này đảm bảo rằng quy trình lãnh sự được thực hiện một cách an toàn và đáng tin cậy.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự online
Tại Việt Nam, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự bao gồm:
- Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (Hà Nội)
- Địa chỉ: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội
- Điện thoại: 024 3799 3125
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh
- Địa chỉ: số 184, đường Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 028 3822 4224
Những lưu ý khi hợp pháp hóa lãnh sự online
Trước khi làm hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự online, bạn cần nắm rõ những điều lưu ý dưới đây để tránh những trường hợp đáng tiếc xảy ra khi làm thủ tục:
- Các loại giấy tờ phải có thông tin thống nhất với nhau, tránh việc xảy ra mâu thuẫn và lệch lạc.
- Không được đóng trực tiếp con dấu và chữ ký.
- Các loại giấy tờ phải rõ ràng, không mờ nhòe, không có vết tẩy xóa hoặc mất chữ.
- Giấy tờ hợp pháp, được cấp phép và ban hành.
- Có mục đích sử dụng giấy tờ rõ ràng.
- Trong trường hợp nếu giấy tờ có 2 trang trở lên, cần phải có dấu giáp lai giữa các tờ với nhau.
- Nếu giấy tờ phía nước ngoài đề nghị hợp tác, phải được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan ngoại giao hoặc cơ quan được ủy quyền khác.
Hướng dẫn chi tiết điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online
Điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online là một thủ tục pháp lý rất quan trọng, Vì vậy quá trình làm phải thật cẩn thận và tỉ mỉ từng bước. Bạn hãy tham khảo hướng dẫn sau thật kỹ càng có thể hoàn thành một cách thật chính xác nhất.
Bước 1: Bạn cần truy cập vào trang web chính thức Cổng thông tin điện tử về Công tác Lãnh sự của Bộ Ngoại giao qua đường link dưới đây https://hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn/Legalization/Legalized-Registration.aspx
Bước 2: Nhập danh sách giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự
Bạn lần lượt điền thông tin cho từng loại giấy tờ trên form nhập liệu để đưa vào danh sách các giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự.
Lưu ý các mục có dấu * (màu đỏ) là bắt buộc nhập.
- Tên giấy tờ: nhấn vào ô “Chọn tên giấy tờ” để chọn một trong danh sách những giấy tờ liệt kê sẵn. Ví dụ: Bằng đại học.
- Loại giấy tờ: nhấp vào ô “Chọn loại giấy tờ” để chọn một trong 4 loại sau: Bản chính, bản dịch, bản sao, bản trích lục.
- Tổng số bản: nhập tổng số bản.
- Số hiệu của giấy tờ: nhập vào số hiệu có trên giấy tờ của bạn. Ví dụ số hiệu bằng: 0112061. Nếu giấy tờ của bạn không có số hiệu thì nhập số “0”.
- Tên người được cấp giấy tờ: nhập chính xác họ tên trên giấy tờ.
- Cơ quan cấp/sao chứng thực: nhập tên cơ quan chức năng cấp giấy tờ định làm hợp pháp hóa, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm và hiển thị cửa sổ chứa cơ quan đúng nhất với tên cơ quan bạn đã nhập. Chọn tên cơ quan đó và nhấn nút “Đóng”.
- Người ký: nhập họ tên người đã ký cấp giấy tờ đó.
- Chức danh: nhập chức danh người ký. Ví dụ: Hiệu trưởng.
- Ngày ký: nhập đúng định dạng (dd/MM/yyyy) ngày ký cấp giấy tờ cần hợp pháp hóa. Ví dụ: 16/08/2008.
- Cuối cùng nhấn nút biểu tượng màu xanh để lưu thông tin vào danh sách.
(*) Hướng dẫn cách sửa, xóa, sao chép thông tin giấy tờ đã nhập
- Từ “Danh sách các giấy tờ cần đăng ký CNLS/HPHLS“, bạn chọn tên giấy tờ cần sửa, nhấn vào nút sửa biểu tượng bút chì màu vàng trên cùng dòng.
- Muốn xóa, bạn chọn dấu gạch chéo màu đỏ.
- Cần sao chép bạn chọn biểu tượng 2 tờ văn bản màu trắng xám.
Bước 3: Nhập thông tin người nộp hồ sơ
- Họ và tên người nộp hồ sơ: điền chính xác họ tên.
- Số CMND: tờ khai trực tuyến hợp pháp hóa lãnh sự mặc định tick xanh vào sau nút “Số CMND“, bạn nhập số chứng minh thư vào ô vuông bên cạnh. Ngoài ra có thể thay thế bằng số hộ chiếu, số bằng lái xe của bạn bằng cách tick vào nút tròn sau gợi ý “(số hộ chiếu, bằng lái xe…)“.
- Ngày cấp: nhập ngày theo đúng định dạng dd/mm/yyyy. Ví dụ: 15/04/2012.
- Địa chỉ liên lạc: nhập đúng chính xác địa chỉ liên hệ của bạn.
- Số điện thoại: ghi chính xác số điện thoại, nếu điện thoại cố định thì ghi đầy đủ cả mã vùng.
- Thư điện tử: nhập email của bạn.
Bước 4: Điền thông tin nước sử dụng giấy tờ hợp pháp hóa
- Giấy tờ trên sẽ sử dụng tại nước: click chuột vào ô vuông bên cạnh để chọn những nước sử dụng giấy tờ được hợp pháp hóa có sẵn trong danh sách.
- Mục đích sử dụng: nhấn vào dấu mũi tên của ô “Chọn mục đích sử dụng” bên cạnh để chọn một mục đích có sẵn trong danh sách. Ví dụ: Xin giấy phép.
- Nơi khai đơn: nhấp chuột vào ô bên cạnh để chọn nơi bạn tiến hành khai đơn trong danh sách chọn sẵn.
- Nơi nộp hồ sơ: nhấp vào ô “Chọn nơi nộp hồ sơ“, trong danh sách sổ xuống, chọn nơi nộp. Ví dụ: Sở ngoại vụ TP.Hồ Chí Minh nếu bạn ở Hồ Chí Minh.
- Mã bảo vệ: nhập vào ô bên cạnh ký tự hiển thị trong ảnh bên dưới. Nếu không thể nhìn rõ, bạn nhấn nút Làm mới (refresh) bên cạnh để lấy ký tự khác.
- Cuối cùng, click chọn vào ô vuông: “Tôi xin cam đoan những lời khai trên là sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự chính xác của hồ sơ này”.
Bước 5: Hoàn thành và in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Bạn nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập một lần nữa để kiểm tra xem chính xác chưa. Nếu không có gì cần sửa, bạn nhấn nút “Hoàn thành”.
Tải tờ khai về máy tính. File lưu định dạng pdf, bạn có thể mở bằng trình duyệt hoặc phần mềm Foxit reader, Acrobat Reader. Nên ghi lại thông tin “Mã tờ khai”, “Mã xác thực” để tiện sử dụng cho các lần tiếp theo.
In tờ khai ra giấy khổ A4. Sau khi in, bạn tiến hành ký và ghi rõ họ tên là hoàn thành xong tờ khai trực tuyến hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự.
Đây là mẫu đơn quan trọng để xin chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự, vì vậy bạn cần cẩn trọng khi điền thông tin trung thực và chính xác. Trong quá trình khai tờ khai, mỗi dòng nhập liệu đều có hướng dẫn bên cạnh với biểu tượng dấu “?”. Bạn có thể nhập vào để hiện tham khảo khi cần.
Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tại Dịch thuật 24h
Được thành lập từ năm 2006 đến nay, Dịch thuật 24h đã có bề dày hoạt động gần 20 năm với hàng trăm nghìn khách hàng trên khắp cả nước. Với đội ngũ chuyên viên lành nghề, được đào tạo bàn bản, mọi thông tin hợp pháp hóa lãnh sự Dịch thuật 24h đều có thể giải đáp một cách chính xác nhất. Hiện nay, Dịch thuật 24h cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự các loại giấy tờ với mức giá 350.000đ/ tem.
Ngoài ra, công ty chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ dịch thuật công chứng lấy ngay, hồ sơ du học, sao y bản chính, phiên dịch. Công ty luôn có chính sách ưu đãi đặc biệt về giá với khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ của Dịch thuật 24h. Nếu quý khách có nhu cầu hợp pháp hóa hoặc công chứng với số lượng lớn, hãy liên hệ ngay với Dịch thuật 24h để được tư vấn và báo giá ưu đãi nhất.
Như vậy vừa rồi, Dịch thuật 24h đã chia sẻ tới các bạn thông tin cần biết về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự online. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích các bạn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ theo quy định để tránh những sai sót không đáng có khi xin hợp pháp hóa giấy tờ nhé.
