Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự dần trở nên phổ biến do xu hướng du học, xuất khẩu lao động… ngày càng tăng. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều người chưa thật sự hiểu về bản chất hợp pháp hóa lãnh sự cùng các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự. Đừng lo lắng, Dịch thuật 24h sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết nhất về chuyên đề này qua bài viết bên dưới!
Tổng quan hợp pháp hóa lãnh sự/ Chứng nhận lãnh sự
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Chứng nhận lãnh sự là gì? Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự ra sao? Đây là những câu hỏi được nhiều bạn quan tâm khi có nhu cầu xin giấy chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự. Tìm hiểu ngay qua những thông tin sau!
Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự giống hay khác?
Hiện nay, nhiều người vẫn thường nhầm lẫn hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là một. Thực tế, 2 quy trình này có cả điểm giống và khác nhau.
Giống nhau:
- Cả đều được cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam thực hiện chứng nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ để phê duyệt quyền sử dụng.
- Việc hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự không đồng thời bao hàm cả việc chứng thực về mặt nội dung và hình thức của các giấy tờ, tài liệu.
Khác nhau:
- Chứng nhận lãnh sự: Việt Nam cấp giấy chứng nhận lãnh sự để công nhận và phê duyệt sử dụng ở nước ngoài.
- Hợp pháp hóa lãnh sự: Chứng nhận giấy tờ, tài liệu do nước ngoài cấp để công nhận và phê duyệt sử dụng tại Việt Nam.
Văn bản quy định hợp pháp hóa lãnh sự
Các công tác về Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự đều chịu sự phê duyệt, điều chỉnh từ các văn bản pháp luật sau:
- Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự theo nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05-12-2011 của Chính phủ.
- Hướng dẫn quy định hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự theo Thông tư số 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại Giao, thuộc Nghị định số 111/2011/NĐ-CP.
- Quy định về mức phí thu, chế độ thu, nộp và quản lý vận hành sử dụng phí chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự theo Thông tư 157/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính.
Cơ quan chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự/ Chứng nhận lãnh sự
Theo pháp luật Việt Nam, các cơ quan có thẩm quyền chứng nhận giấy hợp pháp hóa lãnh sự, giấy chứng nhận lãnh sự bao gồm:
- Tại Việt Nam: Công dân có thể xin chứng nhận tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam và Sở Ngoại Vụ Thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra, còn có 26 sở/phòng/ban ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- Ở nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự mất thời gian bao lâu phụ thuộc vào nhu cầu hồ sơ và số lượng giấy tờ của hồ sơ, tài liệu cần phê duyệt. Nhưng chung quy sẽ không vượt quá 1 tuần làm việc.
Cụ thể:
- Sau 01 ngày làm việc, kể từ ngày bắt đầu nhận đầy đủ hồ sơ và hợp lệ;
- Không quá 05 ngày nếu hồ sơ cần chứng nhận có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên;
- Có thể mất thời gian lâu hơn nếu cơ quan cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên tài liệu, giấy tờ cần chứng thực hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự.
Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự
Theo thông tư 157/2016/TT-BTC, nhà nước quy định chi phí hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự sẽ cố định như sau:
- Mức phí hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 VNĐ/hồ sơ/lần.
- Mức phí chứng nhận lãnh sự: 30.000 VNĐ/hồ sơ/lần.
- Mức phí cấp bản sao tài liệu, giấy tờ: 5.000 VNĐ/hồ sơ/lần.
- Mức phí gửi hồ sơ qua bưu điện (nếu đăng ký): Theo giá của dịch vụ bưu chính.
Lưu ý:
- Có một số loại tài liệu, giấy tờ không thuộc diện thu lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự.
- Phải nộp lệ phí cùng lúc với hồ sơ. Biên lai thu phí đăng ký sẽ được trả sau khi nhận kết quả.
- Tùy theo từng quốc gia mà mức phí chứng nhận sẽ khác nhau.
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP Điều 14 và Điều 15 từ chính phủ, hồ sơ đầy đủ để tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự bao gồm:
Hồ sơ chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài
Hồ sơ chứng nhận lãnh sự gồm:
- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK hoặc khai online và in nộp kèm hồ sơ để gửi trực tiếp tới Cục lãnh sự hoặc Sở ngoại vụ.
- Bản chính giấy tờ tùy thân như Cmnd, hộ chiếu, giấy tờ thay thế hộ chiếu (Với trường hợp nộp trực tiếp) hoặc 01 bản chụp các giấy tờ này đối với trường hợp gửi bưu điện.
- Bản chính giấy tờ, tài liệu đăng ký chứng nhận lãnh sự.
- 01 bản chụp tài liệu, giấy tờ đăng ký chứng nhận lãnh sự.
- 01 phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu người nộp nộp hồ sơ qua bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua bưu điện).
- Bản chính và 01 bản chụp tài liệu, giấy tờ có liên quan (Nếu cán bộ tiếp nhận cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ).
Hồ sơ chứng nhận lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự gồm:
- 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu chứng nhận LS/HPH-2012/TK.
- Bản chính giấy tờ tùy thân như CMND, hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu (Với hồ sơ nộp trực tiếp) hoặc 01 bản chụp các giấy tờ này đối với trường hợp gửi bưu điện.
- Tài liệu, giấy tờ cần đăng ký hợp pháp hóa lãnh sự (Đã được đại diện khác ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài).
- 01 bản chụp tài liệu, giấy tờ cần đăng ký hợp pháp hóa lãnh sự.
- 01 bản dịch tài liệu, giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh không cần chứng thực (nếu giấy tờ khác với các thứ tiếng này). Người nộp hồ sơ yêu cầu phải đảm bảo về tính chính xác của bản dịch.
- 01 bản chụp bản dịch tài liệu, giấy tờ.
- 01 phong bì ghi địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ đăng ký gửi qua bưu điện và yêu cầu trả kết quả chứng nhận qua bưu điện).
- Bản chính và 01 bản chụp tài liệu, giấy tờ có liên quan (Nếu cán bộ tiếp nhận cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ).
Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ
- Phải có dấu giáp lai giữa các tờ với các loại tài liệu, giấy tờ có khoảng 02 tờ trở lên.
- Giấy tờ của nước ngoài phải được cơ quan thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận trước khi nộp hồ sơ lên cơ quan đại diện Việt Nam phê duyệt hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam.
- Giấy tờ không rách, không có vết tẩy xóa, không được giả mạo giấy tờ với mục đích không chính đáng.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Trước khi nộp hồ sơ yêu cầu, bạn nên kiểm tra liệu hồ sơ của bạn có cần chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự hay không. Hãy liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để được tư vấn, tránh mất thời gian.
Nếu đó đúng là giấy tờ cần chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, bạn có thể thực hiện quy trình sau:
Hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu, giấy tờ nước ngoài
Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ nước ngoài gồm 4 bước cơ bản:
Bước 1: Tiến hành chứng thực tài liệu, giấy tờ được cấp tại nước ngoài tại các cơ quan có thẩm quyền tại nước ban hành các tài liệu, giấy tờ này.
Bước 2: Xin giấy chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền tại nước ban hành các tài liệu, giấy tờ này.
Mang tài liệu đã được công chứng đến cơ quan chứng thực tại:
- Cơ quan ngoại giao thẩm quyền tại quốc gia ban hành giấy tờ, tài liệu.
- Phòng/ban/bộ phận ngoại giao có thẩm quyền đặt chứng nhận lãnh sự ở Việt Nam.
Bước 3: Nộp hồ sơ xin chứng nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền tại Việt Nam để chứng nhận lãnh sự sử dụng tại Việt Nam:
- Chuẩn bị đầy đủ và hợp lệ các giấy tờ trong hồ sơ theo quy định.
- Mang hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của Việt Nam để phê duyệt.
Bước 4: Dịch tài liệu, công chứng giấy chứng nhận lãnh sự ra tiếng Việt để phục vụ nhu cầu sử dụng tại Việt Nam.
Hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam
Dưới đây là 03 bước hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự các loại tài liệu, giấy tờ Việt Nam để có thể sử dụng hợp pháp tại nước ngoài:
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ tài liệu Việt Nam cần hợp pháp hóa lãnh sự đã tiến hành dịch thuật và công chứng sang tiếng Anh hoặc các tiếng quốc gia nơi giấy tờ, tài liệu cần sử dụng.
Bước 2: Xin hợp pháp hóa lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam. Bạn có thể mang hồ sơ đã chuẩn bị đầy đủ theo quy định kèm bản dịch đến:
- Cục lãnh sự – Bộ Ngoại Giao Việt Nam.
- Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài (với trường hợp giấy tờ, tài liệu này không có sẵn ở Việt Nam).
Sau khi nộp đầy đủ hồ sơ, bạn có thể làm việc trực tiếp hoặc tiến hành ủy quyền cho người nộp hộ hồ sơ làm các thủ tục hợp pháp hóa tiếp theo.
Bước 3: Xin giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia, nơi tài liệu cần sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự
Mang theo hồ sơ kèm theo các loại giấy tờ, hồ sơ đã được chứng thực tới cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để tiến hành hợp pháp hóa.
Tùy theo nước mà cơ quan có quyền chứng nhận có thể là:
- Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm tại các quốc gia, nơi các giấy tờ, tài liệu đã được ban hành.
- Phòng/Ban/Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền phê duyệt hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự đặt ở Việt Nam.
Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự tại Dịch thuật 24h
Nếu bạn đang có nhu cầu chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài nhưng muốn tiết kiệm thời gian, công sức tìm hiểu quy trình, thủ tục phức tạp nhưng vẫn đảm bảo được cấp chứng nhận nhanh chóng thì hãy sử dụng Dịch vụ chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa lãnh sự tại Dịch thuật 24h với gần 20 năm kinh nghiệm trong ngành.
Dịch thuật 24h sẽ tư vấn miễn phí, chuyên nghiệp về quy trình thực hiện chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự tiếng Anh hay các ngôn ngữ khác, đối với cả hai loại văn bản: do Việt Nam cấp và do nước ngoài cấp.
Chỉ với 350.000 đồng/tem bạn hoàn toàn có thể trải nghiệm dịch vụ tốt nhất của chúng tôi với:
- Hoàn thành bàn giao hồ sơ hợp pháp hóa đúng hạn.
- Tư vấn miễn phí, tận tâm, mang đến giải pháp tối ưu cho khách hàng.
- Không phát sinh thêm chi phí khác ngoài hợp đồng.
- Chính sách ưu đãi đặc biệt về giá cho khách hàng thân thiết.
- Dịch vụ hợp pháp hóa chuyên nghiệp, tuyệt đối không sai sót.
Câu hỏi thường gặp
Hiệu lực giấy tờ sau khi hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự là bao lâu?
Loại tài liệu, giấy tờ nào cũng có thời hạn sử dụng nhất định. giấy hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự cũng chỉ có hiệu lực trong thời gian ngắn.
Theo đó, nhà nước Việt Nam quy định các tài liệu, giấy tờ nước ngoài được hợp pháp lãnh sự sẽ có hiệu lực trong vòng 3 tháng kể từ ngày nhận giấy chứng nhận.
Có cần phải hợp pháp hóa lãnh sự cho hộ chiếu không?
Tùy vào từng trường hợp cụ thể, mục đích sử dụng và yêu cầu của cơ quan thẩm quyền mà câu hỏi có cần hợp pháp hóa lãnh sự cho hộ chiếu hay không sẽ có câu trả lời khác nhau.
Theo đó, các loại hộ chiếu dạng cuốn khi thực hiện các thủ tục hành chính tại Việt Nam đa phần sẽ không cần phải tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự.
Tuy nhiên, trong các trường hợp Lãnh sự quán yêu cầu hợp pháp hóa thì thủ tục cũng khá đơn giản, chỉ cần hợp pháp hoá 1 trang mặt hộ chiếu.
Hợp pháp hóa lãnh sự có làm hộ được không?
Quy định về chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định Số: 111/2011/NĐ-CP ban hành có khẳng định hợp pháp hóa lãnh sự được làm hộ.
Theo đó:
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể nhờ người khác thực hiện chứng nhận lãnh sự giúp mình mà không cần giấy ủy quyền.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân đăng ký hợp pháp hóa hộ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc gửi qua đường bưu điện.
Mong rằng, bài viết “Cập nhật thông tin mới nhất về hợp pháp hóa lãnh sự” từ Dịch thuật 24h sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về quy định, thủ tục… cần có khi xin giấy hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự. Chúc các bạn chứng nhận hợp pháp hóa thành công nhé!
